E két kifejezés jelentése mindenki számára nyilvánvaló lehetett, amikor elkezdtük az e-mailek használatát, ám manapság meglehetősen régiek. A CC és a BCC egyaránt lehet ugyanazon e-mail másolatainak több címzettnek történő elküldése. A CC a „Carbon Copy”, a BCC a „Blind Carbon Copy”. A különbség a kettő között az, hogy minden címzett láthatja azokat a címeket, amelyeket hozzáadott a CC mezőhöz, míg a BCC mezőben senki sem láthatja.
Lásd még a Legjobb ingyenes e-mail szolgáltatók című cikket
A három címzett mező
Ugyanolyan könnyű felvenni az emberek e-mail címeit e mezők egyikére. De mindig fontolóra kell vennie, hogy kihez hogyan kell egy adott e-mailt kapni. Ez olyan dolgoktól függ, mint a kapcsolatok, a szervezet, amelyben dolgozik, annak kultúrája és elhelyezkedése.
Az emberek ezeket a mezőket gyakran nem megfelelő módon használják. Ez az e-mail célját kevésbé átfogóvá teszi a fogadó számára. De ha helyesen használja őket, ez segíthet a címzetteknek megérteni, hogy az e-mail elolvasása prioritások között szerepel-e, vagy sem.
A címeket a következő három mezőbe írhatja be:
Címzett - Az e mezőben szereplő címzettek az üzenet fő közönsége.
CC - Ezek a címzettek megkapják az üzenet másolatát, tehát szinte ugyanaz, mint az emberek hozzáadása a Címzett mezőbe.
BCC - A feladó diszkrét módon tájékoztathatja más személyeket a zajló kommunikációról. Senki más nem fogja látni a címét.
Az emberek akkor is használják a BCC-t, ha nem akarják másokat összekeverni egy őrülten hosszú címlistával. Ezenkívül jó lehetőség, ha a címzettek nem feltétlenül ismerik meg egymást. Fontos megjegyezni, hogy sem a CC-ben, sem a BCC-ben nem látják a többi címzett válaszát.
Hogyan kell használni a mezőt
Ha nyolc embert akar elérni, akkor egy címet adhat a Címzett mezőbe, a fennmaradó hét pedig a CC mezőbe. De mind a nyolcot elhelyezheti a Címzett mezőben. Ez nem jelent különbséget, mivel mind ugyanazt az e-mailt kapják. Ők képesek lesznek látni a többi címzettet is.
A dolgok azonban kissé eltérnek, ha a megfelelő e-mail etikettet gyakorolják. Ebben az esetben csak azokat a címzetteket kell hozzáadnia, akiket az üzenet közvetlenül érint. Tehát, ha azt szeretné, hogy bizonyos személyek kérjenek valamilyen intézkedést, tegye őket a Címzett mezőbe. Az e-mail elejére fel kell tüntetni annak bárkinek a nevét, akit itt ad meg. Valami egyszerűnek, például „Kedves Andrea, Samantha és John” elégnek kell lennie.
Röviden: használja a Címzett mezőt, hogy megcélozza azokat, akik cselekvésre ösztönzik.
A CC mező használata
Ha címeket helyez el a CC mezőbe, akkor a létrehozott lista minden címzett számára látható lesz. A CC mező fő funkciója, hogy tudatosítsa a többi címzettet, hogy ez a kommunikáció zajlik. Ha egy címet felveszünk, ez a mező olyan, mintha csak tájékoztatásul mondanánk. Ebben az esetben csak a „jó tudni” válaszra számíthat a fogadóktól.
Ezenkívül az emberek CC-re is hivatkoznak, mint „Courtesy Copy”.
Hogyan kell használni a BCC mezőt
A BCC mezőben megadott címet a Címzett és a CC mezők egyikének sem láthatja. Ha azt akarja, hogy valaki láthassa az e-mail tartalmát, de ne tegyen lépéseket, adja hozzá a címét a BCC-hez. Ez is jó lehetőség, ha ugyanazt az információt meg szeretné osztani egy embercsoporttal egyszerre, de nem akarja, hogy egyikük láthassa, ki mást kap.
A BCC mező nagyon hasznos érzékeny helyzetekben vagy érveléseknél is. Ez egy titkos módszer, amellyel valaki más hallgathat anélkül, hogy a címzett tudna róla. Például felveheti a menedzser címét a BCC mezőbe, amikor az ügyfél visszatérítést kér.
Hogyan kell használni a Válasz mindenkinek gombot
Ha Ön egy e-mail címzettje, és válaszolni szeretne a küldőjére, akkor két lehetősége van - Válasz és Válasz mindenkinek. A Válasz gomb lehetővé teszi, hogy közvetlenül válaszoljon a feladónak, hogy más címzettek ne láthassák az üzenetet. Van még a Mindenkinek válasz gomb, amely automatikusan elküldi a választ minden címzettnek, akinek a címe a Címzett és a CC mezőben található.
Annak ellenére, hogy kényelmes, a Válasz mindenki gomb nem mindig jó lehetőség. Csak akkor használja, ha az összes címzett számára fontos, hogy megkapja az üzenetet.
A legtöbb felhasználó rákattint vagy megérinti ezt a gombot anélkül, hogy rájött volna. Ez nagyon bosszantó lehet a címzettek számára, akiket nem érdekli a válasz. A véletlenszerűen erre a gombra kattintás is nagyon kellemetlen lehet, különösen, ha személyes információkat oszt meg a feladóval, és nem akarja, hogy más résztvevők elolvassák. Figyelembe véve, hogyan használja ezt a funkciót, így sok frusztrációt takaríthat meg minden érintett fél számára.
Csak akkor használja a Válasz mindenki gombot, ha feltétlenül szükséges, hogy az eredeti szerző és a címzettek listáján szereplő összes többi látja a válaszát. A munkaprojektekről folytatott csoportos megbeszélések erre jó példa.
Ne használja a Válasz minden lehetőséget, ha:
- Legalább egy címzettnek nem kell látnia a válaszát
- Az üzenet nagyon egyszerű, például: „Jól van” vagy „Köszönöm!”
A szem előtt tartandó dolgok
Ne felejtse el mindig nyomon követni, hogy kinek küld e-mailt, és miért. Használd figyelmesen a Címzett, a CC és a BCC mezőket, és az e-mail etikett jelentősen javulni fog.
Azt is nyomon kell követnie, hogy címzett-e (Címzett), vagy kapott-e másolatot (CC). Ily módon eldöntheti, hogy az e-mail igényel-e azonnali figyelmét.
Ha e-mailekre válaszol, mindig a legjobb, ha egy általános választ küld, és az esetleges további címzetteket manuálisan hozzáadja. A címüket az eredeti e-mailből másolhatja, hogy megkönnyítse. Mindenesetre, mielőtt megnyomja a „Küldés” gombot, ellenőrizze újra a címzettek listáját.
