Az aláírás automatikus beillesztése a kilátási e-mailekbe

Aláírás hozzáadása az e-mailhez bizonyos fokú profesionalitást eredményez. Beillesztve a logót és az elérhetőségi adatait márkanévvel mozdíthatja el az egyébként drasztikus levelezést. Ez lehetőséget biztosít azoknak, akik más eszközökkel lépnek kapcsolatba veled. Aláírás létrehozása és használata a Microsoft Outlookban elég egyszerű feladat. Még több, személyre szabott aláírást is létrehozhat, hogy a célközönségtől függően szeszélyre váltson.

Az Outlook azonban az aláírást csak az újonnan elküldött vagy továbbított e-mail üzenetekhez csatolja. Az aláírás létrehozása előtt küldött e-mailek továbbra is hiányoznak. Annak érdekében, hogy aláírást adjon a régebbi üzenetekhez, be kell lépnie az Outlook beállításaiba, és meg kell változtatnia néhány dolgot.

Az aláírás tartalmazhat szöveget, képeket, elektronikus névjegykártyáját, logóját vagy akár a kézzel írt aláírás képét is. Beállíthatja az Outlookot úgy, hogy az aláírásokat automatikusan hozzáadja az összes kimenő üzenethez, vagy létrehozhatja az aláírást, és eseti alapon hozzáadhatja az üzenetekhez.

Aláírás hozzáadása az Outlook levelezéséhez

Az e-mailek aláírásával történő feltöltésének lépései az Outlook jelenleg használt verziójától függnek. Van egy folyamat azok számára, akik a szoftver régebbi verzióit (2007 - 2010) használják, az újabb verziók (2010+) és a Microsoft Office 365 felhasználók számára.

Kezdjük a legújabb verziókkal.

Az Outlook 2010 és újabb verziói, beleértve az Outlook for 365-et

Új aláírás létrehozása az Outlook e-mailhez:

1. Kattintson új e-mail létrehozásához.
2. Kattintson az Aláírás, majd az Aláírások elemre az „Üzenet” lapon.
   • Az Outlook ablak méretétől és attól függően, hogy új e-mail üzenetet vagy választ készít, vagy továbbít, az „Üzenet” fül és az Aláírás gomb két különböző helyen lehet. Az Aláírás gombot általában az „Üzenet” menü „Beillesztés” szakaszában található Fájl csatolása és csatolása elem kíséri.
3. Az „E-mail aláírás” lapon, közvetlenül a „Kiválasztja az aláírást szerkeszteni” mező alatt válassza az Új lehetőséget, és adjon nevet az új aláírásának az „Új aláírás” párbeszédpanelen.
4. Alig az „Aláírás szerkesztése” alatt írja be az aláírását a megadott területen.
   • Az ablak lehetővé teszi a betűtípusok, a betűszínek és a méretek, valamint a szöveg igazítását.
   • Ha linkeket és képeket ad hozzá az e-mail aláíráshoz, megváltoztatja a betűkészleteket és a színeket, és igazolja a szöveget, akkor ezt megteheti az „Aláírás szerkesztése” alatt található mini formázási sáv használatával.
   • Még egy robusztusabb aláírást is létrehozhat golyókkal, táblázatokkal vagy szegélyekkel, a Microsoft Word használatával formázhatja a szöveget. Ezután vigye át egy egyszerű másolaton ( Ctrl + C ), és illessze be ( Ctrl + V ) az aláírással az „Aláírás szerkesztése” mezőbe.
   • Az aláírásához hozzáadhat szociális média ikonokat és linkeket, amelyeket később meg fogok érinteni.
5. Ha az aláírás a kívánt módon van, az „Alapértelmezett aláírás kiválasztása” szakaszban állítsa be a következő lehetőségeket:
   • Válasszon egy e-mail fiókot, amelyhez az aláírást társítja, az „E-mail fiók” legördülő menü segítségével. Az Outlookhoz használt minden e-mail fiókhoz különféle aláírások lehetnek.
   • Az aláírás automatikus hozzáadása az összes jövőbeli üzenethez kattintson az „Új üzenetek” legördülő menüre, és válassza az aláírást. Ha nem szeretné, hogy alapértelmezés szerint automatikusan állítsa be, válassza a (nincs) lehetőséget . Ez így válik, így minden új elküldött üzenetnek egyáltalán nincs aláírása, ideértve azokat is, amelyek továbbítottak és válaszoltak.
   • Ahhoz, hogy az aláírás megjelenjen azokban az üzenetekben, amelyekre válaszol, és amelyeket továbbít, kattintson a „Válaszok / továbbítás” legördülő menüre, és válassza ki az aláírást. Ez automatikusan hozzáadja az aláírást, amikor válaszol vagy továbbít egy e-mailt. Ha nem rendelkezik ezzel a beállítással, válassza a (nincs) lehetőséget .
6. Most, hogy vége, kattintson az OK gombra, hogy visszatérjen az aláírás mentéséhez és az új üzenethez való visszatéréshez.
   • Fontos megjegyezni, hogy az aktuális üzenetben, amelyben az aláírást létrehozta, nem lesz aláírása a helyén. Valamilyen okból az aláírás csak a következő üzenetekben jelenik meg. Az aláírást manuálisan kell hozzáadnia, ha várta, hogy használja azt.

Aláírás kézi beillesztése

Az aláírás létrehozása céljából elkezdett új üzenethez, vagy azoknak, akik nem akarnak automatikusan aláírást beállítani, továbbra is manuálisan beillesztheti az aláírást.

Ehhez:

1. Nyitott e-mail üzenetével kattintson az „Üzenet” fülre, és válassza az Aláírás lehetőséget .
2. Ezzel megnyílik a kiugró menü, amelyben megjelenik az összes elmentett aláírás, amelyet létrehozott. Válassza ki a használni kívánt aláírást a lehetőségek közül, rákattintva. Ez most megjelenik a jelenlegi üzenetben.

Logó vagy kép hozzáadása az aláíráshoz

A márkák általában logókat igényelnek. Annak érdekében, hogy egy képet, például logót vagy szociális média ikont hozzáadjon az aláírásához:

1. Nyisson meg egy új e-mailt és kattintson az „Üzenet” fülre.
2. Kattintson az Aláírás, majd az Aláírások elemre.
3. Válassza ki azt az aláírást, amelyhez hozzá szeretné adni a logót vagy képet, és válassza ki azt a „Válassza ki az aláírást szerkeszteni” mezőben.
4. Kattintson a Kép hozzáadása ikonra, keresse meg a PC-fájlokból a hozzáadni kívánt képet, majd válassza a Beszúrás lehetőséget .
   • A kép vagy a logó átméretezéséhez kattintson a jobb gombbal a képre és válassza a Kép menüpontot. Kattintson a „Méret” fülre, és használja a megadott lehetőségeket a kép átméretezéséhez.
   • A képarány fenntartása érdekében jelölje be a „Képernyőarány zárolása” négyzetet.
5. Miután a kép átméretezett és készen áll a használatra, kattintson az OK gombra .
6. Ezt kövesse, ha újra kattint az OK-ra, hogy elmentse az aláírásban elvégzett összes változtatást.

Microsoft Outlook verziók 2007 - 2010

Új aláírás létrehozása a Microsoft Outlook régebbi verziója segítségével:

1. Új üzenet létrehozásának választása.
2. Kattintson az „Üzenet” fülre, és válassza az Aláírás elemet az „Include” részből.
3. Kattintson az Aláírások elemre, amikor megjelenik.
4. Az „E-mail aláírás” lapon kattintson az Új elemre.
5. Írja be az aláírás nevét, majd kattintson az OK gombra.
6. Írja be az aláírásba beillesztendő szöveget az „Aláírás szerkesztése” mezőbe.
   • A szöveget formázhatja úgy, hogy kiemeli a szerkeszteni kívánt szöveget, majd a stílus és a formázás gombokkal használja a kívánt opciókat.
   • További elemek, például képek, hiperhivatkozások és e-névjegykártyák hozzáadásával kattintson arra a helyre, ahol az elem megjelenik, és:
     • e-Névjegykártya - Kattintson a Névjegykártya gombra, majd kattintson a „Filed As” listában szereplő egyik névjegyre. Kattintson az OK gombra.
     • Hiperhivatkozás - Kattintson a hiperhivatkozás ikonra, és írja be (vagy illessze be) azt az URL-t, amelyhez a link összekapcsolja a szöveget. Kattintson az OK gombra.
     • Kép / kép - Kattintson a Kép ikonra, keresse meg az aláírásához feltölteni kívánt képet, válassza ki, majd kattintson az OK gombra.
7. Ha végzett a szerkesztéssel, kattintson az OK gombra az aláírás létrehozásának befejezéséhez.
   • Az aláírás létrehozásához jelenleg nyitott e-mailben az aláírás automatikusan nem kerül hozzáadásra. Ezt manuálisan kell megtennie.

Aláírás hozzáadása az e-mail üzenetekhez

Az aláírásokat automatikusan vagy manuálisan lehet hozzáadni az összes kimenő üzenethez, válaszhoz és továbbításhoz. Csak egy aláírást lehet felhasználni egy elküldött e-mailben, tehát ha úgy dönt, hogy automatikusan beállítja azt, akkor az lenne a legjobb, ha az aláírást szélesebb közönség felé irányítanák.

Aláírás automatikus beszúrása az e-mailbe:

1. Hozzon létre egy új e-mailt.
2. Menjen az „Üzenet” fülre, és kattintson az Aláírás elemre, amely a Beillesztés részben található.
3. Kattintson az Aláírások elemre, amikor megjelenik.
4. Keresse meg az „Alapértelmezett aláírás kiválasztása” elemet, kattintson az „E-mail fiókok listája” legördülő menüre, válassza ki azt az e-mail fiókot, amelyhez aláírást szeretne társítani.
5. Válassza ki az aláírást, amelyet bele kíván venni, és válassza az egyiket az „Új üzenetek” listából.
   • A továbbításhoz és a válaszokhoz az aláírás hozzáadásához válassza az aláírást a „Válaszok / továbbítás” legördülő listából. Kattintson a (Nincs) elemre, ha azt szeretné, ha nem lenne aláírása a válaszával együtt, és e-mail üzeneteket továbbítana.
6. Az aláírás beállításainak mentéséhez kattintson az OK gombra .

Aláírás manuális hozzáadása az e-mailhez:

1. Hozzon létre egy új e-mail üzenetet.
2. Kattintson az „Üzenet” fülre.
3. Kattintson az Aláírás elemre, amely megtalálható a „Beillesztés” szakaszban.
4. Válassza ki a beszúrni kívánt aláírást közvetlenül rákattintva.

Az aláírás most megjelenik a kimenő üzenetben. Ha helytelenül választotta, vagy csak törli a hozzáadott aláírást, jelölje ki az aláírást az üzenetben, és kattintson a billentyűzeten a Törlés (vagy a Backspace ) gombra.

Microsoft Office 365 fiók használata az Outlook.com webhelyen

Azok számára, akik az Interneten az Microsoftot a Microsoft Office 365 fiókkal használják, mindkét termékben aláírást kell létrehoznia.

E-mail aláírások létrehozása és használata az Outlookban az interneten:

1. Jelentkezzen be az Outlook.com fiókjába, és nyissa meg a Beállításokat az oldal tetején található Fogaskerék ikonra kattintva.
2. Kattintson a Levél elemre, majd a Összeállítás és válaszolásra .
3. Írja be aláírását az E-mail aláírás mezőbe.
   • Használhatja a megadott formázási lehetőségeket az aláírás megjelenésének megváltoztatásához.
   • Fiókonként csak egy aláírás lehet.
   • Annak érdekében, hogy az aláírás alapértelmezés szerint automatikusan megjelenjen az összes jövőbeli üzenetnél, jelölje be az „Aláírásom automatikus felvétele az új üzenetekben, amelyeket én készítek” mezőbe. Így minden jövőbeli e-mailben az aláírás megjelenik az alján.
   • Az továbbításhoz és a válaszokhoz be kell jelölni az „Aláírásom automatikus felvétele az üzenetekre, amelyeket továbbítom vagy válaszolok” mezőbe.
   • Ha nem ellenőrzi a fenti lehetőségek egyikét, akkor manuálisan hozzá kell adnia az aláírást az összes elkészített e-mailhez.
4. Ha végzett a szerkesztéssel, kattintson a Mentés gombra.

Az aláírás kézi hozzáadása:

1. A postafiókjában válassza az Új üzenet lehetőséget.
2. Írja le teljes üzenetét, majd kattintson a hármas pont ikonra.
3. Innentől válassza az Aláírás beszúrása lehetőséget .
4. Miután az üzenet készen áll a kiadásra, kattintson a Küldés gombra.