Másnap feltették a kérdést, amikor megmutattam valakinek, hogyan kell használni a Gmailt, és nem ez volt az első alkalom, hogy hallottam. A kérdés az volt: 'Hogyan készíthetek vázlatok másolatait a Gmailben, hogy az ügyfeleknek való válaszadás ne vegyen igénybe sokáig?' Mivel itt próbálom rendszeresen válaszolni a TechJunkie kérdéseire, azt hittem, hogy ez egy fő jelölt.
Lásd még a Gmail rendelése méret szerint című cikket
A kérdés, amelyet valójában feltesz, inkább az e-mail sablonokról szól, mint egy vázlat másolatának mentésére. Megmutattam valakinek, hogyan állítson be automatikus válaszokat és címkéket az új üzleti e-mailhez. Azt akarták, hogy néhány kazánlemez-e-mailt elküldjenek az ügyfeleknek, hogy a hurokban maradjanak anélkül, hogy az admin egész nap megzavart volna őket. A válasz e-mail sablonok létrehozása.
Készíthet másolatokat ezekről, és vázlatként őrizheti meg, ha úgy akarja, de sokkal többet tehet a sablonokkal.
E-mail sablonok
Az e-mail sablonok megtakarító kegyelmet jelentenek minden kisvállalkozás tulajdonosának vagy azoknak, akik ugyanazokat az e-maileket mondják el ugyanazokkal a dolgokkal. A saját vállalkozásom megalapítása óta használtam őket, és sok száz órát takarítottak meg az évek során.
Az e-mail sablonok professzionálisabbá is válhatnak. Gyorsabban válaszolhat, és egy egyszerű „Köszönjük az e-mailt, az egyik csapatunk 24 órán belül közvetlenül kapcsolatba lép Önnel” ügyfelek számára érzi magát. Figyelembe véve, milyen könnyű ezt megtenni, nagyon ajánlom használni őket.
Hogyan hozhatok létre e-mail sablonokat a Gmailben?
A Gmail felhívja a sablonokat a konzervált válaszokra, és engedélyeznie kell ezt a funkciót, mielőtt felhasználhatja őket. Ha kész, akkor annyi e-mail sablont hozhat létre, amennyit csak akar.
- Nyissa meg a Gmailt és jelentkezzen be.
- Válassza ki a fogaskerék menü ikont a bal felső sarokban, majd válassza a Beállítások lehetőséget.
- Válassza a Labs fület.
- Bekapcsolja a konzervált válaszokat (sablonokat) az Engedélyezéshez.
- Az oldal alján válassza a Módosítások mentése lehetőséget.
Most, hogy a szolgáltatás engedélyezett, elkezdhetjük sablonok készítését. Ezt a Gmail beérkező levelek mappájával hajtja végre, így indulunk tovább.
- Válassza az E-mail létrehozása elemet a Beérkező levelek mappában.
- Hozza létre a létrehozni kívánt e-mailt, ahogy általában.
- Válassza ki az e-mail ablak jobb alsó sarkában lévő szürke lefelé mutató nyilat.
- Válassza a Konzervált válaszok és az Új konzervált válasz elemet.
- Adjon egy értelmes nevet, és válassza az OK gombot a mentéshez.
Miután elmentette a bevitt választ, biztonságosan törölheti a vázlatot.
A konzervált válasz elkészítésekor egyensúlyba kell hoznia a személyes kapcsolatot azzal, hogy elég általános, hogy senkit ne sérts meg. Ez azt jelenti, hogy elhagyja az e-mailben a neveket és a dátumokat, és helyettesíti azokat ütemtervekkel. Vagy hozzáadhatja ezeket a személyes érintéseket kézzel is, mielőtt elküldi. Ez utóbbi előnyösebb, mivel a személyes kapcsolat olyan kapcsolatot hoz létre, amelyre építhet. Ez azonban nem mindig lehetséges, ezért meg kell ítélnie az ítéletét.
Az e-mail sablon használata
Most már létrehozta az e-mail sablonját vagy a válaszokat, ideje használni. Amikor megkapja az első alkalmat a sablon felhasználására, tegye ezt:
- Az e-mailben válassza a Válasz elemet.
- Válassza ki a szürke lefelé mutató nyilat a képernyő jobb alsó sarkában.
- Válassza a Konzervált válaszok lehetőséget, és válassza ki a létrehozott választ.
- Adjon hozzá személyre szabott adatokat, hogy az e-mail releváns legyen.
- Küld.
Ugyanezt megteheti a Compose használatával és egy új e-mail létrehozásával, de a válasz módszerét sokkal gyorsabban találom meg.
A konzervált válasz e-mail automatikus válaszként történő használata
Ha egy lépéssel tovább veszi az e-mail sablont, mi a helyzet a bekonvertált válasz beállításával a bejövő e-mailek automatikus válaszként. A konzervált válaszokat általánosként kell megőriznie, de ez egy nagyszerű lehetőség a megrendelések vagy a lekérdezések elismerésére és jó kapcsolat létesítésére az ügyféllel.
- Nyissa meg a Beállítások elemet a Gmailen, és válassza a Szűrők lapot.
- Válassza az Új szűrő létrehozása szöveget hivatkozást.
- Készítsen kritériumokat a szűrő aktiválására. Ez valószínűleg az Ön számára egyedi, ezért válasszon ki valami működőképes.
- Az ablak jobb alsó sarkában válassza a Szűrő létrehozása lehetőséget ezzel a kereséssel.
- Válassza a Konzervolt válasz küldése lehetőséget, majd a használni kívánt választ.
- Válassza a Szűrő létrehozása lehetőséget.
Most, amikor a szűrési feltételek teljesülnek, a Gmail automatikusan elküldi az Ön válaszát. Ez ideális nyugtázáshoz vagy frissítéshez, és többféle módon is beállítható. Lehetetlen számomra, hogy felsoroljam őket itt, de felismeri az e-mailekben felhasználható mintát. Például minden e-mailt a '' e-mail címre küld, vagy bármilyen e-mailt, amely tartalmazza a 'Megrendelés' szót. Megkapod az ötletet.
