Ha projektekben működik együtt, vagy megosztott Google Drive-ot használ, előfordulhat, hogy vannak olyan dolgok, amelyeket nem akar megosztani, vagy csak bizonyos emberekkel szeretne megosztani. Miközben a tárolt tartalom kezelése alapvető, a fájlok elrejtéséhez a Google Drive-ban módok is vannak. Vannak módok is annak ellenőrzésére, hogy kihez mire férhet hozzá. Pontosan megmutatom, hogyan lehet ellenőrizni, hogy mit lehet tenni a fájlokkal a Google Drive-on.
Lásd még a Google Drive-mappák mappaméretének megtekintése című cikkünket
Vitathatatlanul, ha nem akarja, hogy mások láthassák fájljait a Google Drive-on, akkor nem tölti fel őket. Ha azonban több projektet futtat a Drive-ból, vagy azt akarja, hogy különböző emberek képesek legyenek különféle fájlokat látni, akkor egy kis menedzsmentre van szükség.
Fájlok elrejtése a Google Drive-ban
Háromféle módon tudom ellenőrizni, hogy ki látja a Google Drive-ban. Használhat egy Chrome kiterjesztést rejtett fájlok létrehozására. A munkát mappákra bonthatja a Google Drive-on, és csak azt oszthatja meg, amely arányos az előre beállított értékkel, vagy egy megoldás és verzió-vezérlés segítségével használhatja az egyes fájlokat.
Megmutatom mind a három módszert.
Chrome kiterjesztés a fájlok elrejtéséhez a Google Drive-ban
Nem használom a Chrome-ot, de sokan használják, és néhányuk a Hidden Folder for Drive, Cloud USB nevű kiterjesztést is használja. Valaki azt javasolta nekem, aki már pár éve használja és jól bánja vele. A kiterjesztés hozzáfűzi a fájlok elrejtésének vagy a Google Drive-on való privátvá tételét, és ebben a helyzetben hasznos lehet.
Integrálódik a Google Drive-ba, és lehetőséget ad arra, hogy a mappákat privátként jelölje meg, vagy pedig teljesen elrejtse. Ha bizonyos mappákat meg akar védeni, miközben másoknak is hozzáférést enged, ez az egyik módja annak.
A munka megosztása mappákba a Google Drive-on
Ha nem akarja használni a kiterjesztést, akkor a szervezet segítségével a munkát mappákba oszthatja, majd ellenőrizheti, hogy ki fér hozzá ezekhez a mappákhoz. Ha több alkalmazottat vagy embert zsarol a fájlokhoz való hozzáféréssel, és azt akarja, hogy mindenki külön maradjon, akkor ezt a módszert használhatja.
Csak annyit kell tennie, hogy hozzáférést biztosít az egyes mappákhoz azok számára, amelyeket engedélyezni szeretne. Akkor a Google Drive más mappái nem láthatók számukra, így rejtve maradnak. Ezenkívül korlátozott ideig engedélyezheti a fájlokhoz való hozzáférést egy kis extra ellenőrzés érdekében.
Ha meg szeretne osztani egy fájlt bizonyos emberekkel, tegye ezt:
- Nyissa meg a Google Drive-ot, és válassza ki a megosztani kívánt fájlt vagy mappát.
- Kattintson a jobb gombbal a mappára, és válassza a Megosztás lehetőséget.
- Írja be annak a személynek vagy embereknek az e-mail címét, akikkel meg szeretné osztani.
- Válassza ki a jobb oldalon található ceruzagombot az olvasás / írás vagy csak írásvédett hozzáférés engedélyezéséhez.
- A jobb alsó sarokban válassza az Advanced (Speciális) lehetőséget, és ellenőrizze, hogy Ki - Speciális emberek engedélyezve vannak-e a Link Sharing alatt. Válassza a Mentés lehetőséget, ha változtatott.
- Jelölje be az „A szerkesztők hozzáférésének megváltoztatása és új személyek felvétele megakadályozása” négyzetet, ha másoknak rendszergazdai hozzáférése van a Google Drive-hoz.
- Ossza meg a fájlt vagy mappát az e-mail meghívón keresztül.
A meghívott emberek látni fogják a megosztott fájlt a Google Drive-on, de semmi mást, ami megegyezik a fájl elrejtésével.
Ha korlátozni akarja a hozzáférést a Google Drive-eszközökhöz, akkor:
- Lépjen a Megosztás ablakba a fentiek szerint.
- Válassza a Speciális lehetőséget, és vigye az egérmutatót azon személy fölé, amellyel megosztja, de korlátozni szeretne.
- Válassza a Lejárat beállítása elemet, amikor a lebegéskor megjelenik.
- Állítsa be az időt az Access Expires and Save menüpontban.
A verzióvezérlés segítségével elrejtheti a fájlokat a Google Drive-ban
A Google Drive egyik ügyes változata a verzióvezérlés. Ez nélkülözhetetlen minden üzleti környezetben. A neve „Felügyelt verziók”, és alapértelmezés szerint engedélyezve van a Google Drive-ban. Van egy csípés, amelyet fájlok elrejtéséhez használhat a Felügyelt verziók használatával, ha nem akarja megszervezni a meghajtót, mint fent.
- Hozzon létre egy üres szöveges fájlt a számítógépén, és nevezze el.
- Kattintson a jobb gombbal a Google Drive-ban elrejteni kívánt fájlra, és válassza a Verziók kezelése lehetőséget.
- Válassza az Új verzió feltöltése lehetőséget, és töltse fel az üres szöveges fájlt.
- Nevezze el az elrejteni kívánt fájlt valami teljesen más néven.
Ez a módszer nem igazán olyan hasznos üzleti környezetben, de valószínűleg megfelelő a fájlok megosztására a barátokkal. A hátránya, hogy a Google Drive a korábbi verziókat csak 30 napig megőrzi. Ez azt jelenti, hogy el kell mennie valahol az előző verziót, és minden hónapban meg kell ismételnie a folyamatot, különben a rejtett fájl törlődik.
A Google Drive valójában megkönnyíti a fájlok elrejtését vagy annak pontos ellenőrzését, hogy kik férhetnek hozzá hozzájuk, mikor és mennyi ideig. Tud-e bármilyen más módszert a fájlok elrejtésére a Google Drive-ban? Mondja meg alább, ha igen!
