A Microsoft Excel évek óta uralja a táblázatok piacát. Az üzleti és otthoni felhasználók egyaránt támaszkodnak az Excelre az adatok megszervezéséhez és elemzéséhez. Legyen szó ellenőrző listákról, költségvetésekről és pénzügyi nyilvántartásokról, grafikonokról vagy bármilyen más típusú adatkészletről, az Excel megkönnyíti az információk rendezését. Volt alternatívák alacsonyabb árakon, sőt bizonyos esetekben ingyen is, de ha a lehető legeredményesebb táblázatkezelő programot szeretné, akkor a Microsoft Excel alkalmazást kell használni.
Lásd még a Másolat eltávolítása a Google Táblázatokból című cikkünket
2006-ban azonban újabb alternatíva alakult ki. A Google akkor hozta létre a Sheets-t webes alapú irodai csomagjának részeként, amely szöveget, táblázatokat és prezentációkat tartalmaz. A fejlesztési folyamat évekig folytatódott, és most a Sheets - bár még mindig nem egy font-for-font meccs az Excel számára - nagy része az Excel szokásos funkcióinak. A Sheets nem fizet több száz dollárt a felhasználók számára a vásárlásért - valójában teljesen ingyenes. Bár ez nem tökéletes termék, bárki, aki szilárd, fogyasztói szintű táblázatkezelő eszközt keres, valójában nem kell a Google Táblázatoknál távolabb keresni. A táblák nem tudnak mindent megtenni, amit az Excel képes, de valószínű, hogy valójában nem kell minden, amit az Excel meg tud tenni. Ha a Sheets mindent megtesz, amire szüksége van, akkor nem kell Excel-et megvásárolnia.
Az igazság azonban az, hogy a Sheets-nek még mindig sok korlátozása van, és néhány, az Excelben triviális dolog egy kicsit több munka a Sheetsben. Valószínűleg felmerült egy olyan probléma, amelyben véletlenül duplikált bejegyzéseket ad hozzá a táblázathoz. Végül is: minél több adatot ad hozzá, annál valószínűbb, hogy véletlenül beilleszt egy duplikált adatokat egy táblázatba, amely eldobhatja azt az adatkészletet, amelyet oly keményen dolgoztál össze. Ez elég rossz, de a legrosszabb rész később lesz, amikor megpróbálsz áttekinteni a munkádat. Mivel a táblázatok hosszú dokumentumok lehetnek, az idő múlásával nehezen észlelhető és távolítható el a másolatok, ami számítási hibákhoz vezet a munkájában, anélkül, hogy egyértelmű forrás lenne arra, ahonnan a probléma származik.
Szerencsére számos különféle módszert találtunk a Google Táblázatok másolatainak kiemelésére. Fontos, hogy módszerünk ne távolítsa el automatikusan a másolatot, mivel nem minden másolat hibás. De ha csak kiemeli, akkor meghatározhatja, hogy melyiknek nem kell magának ott lennie, anélkül, hogy át kellene fésülnie a teljes táblázatot., Néhány különféle módszert mutatok be, amelyekkel kiemelheti vagy eltávolíthatja az ismétlődő adatokat a Táblázatokból.
Mivel azt szeretnénk, ha a Google Táblázatok automatikusan kiemelnék az általunk szolgáltatott információkat, egy képletet használunk arra, hogy megmondjuk a Táblázatoknak, hogy előadják és kiemeljék az egyedi, egyedi információkat. Kétféle módon kényszerítheti a Táblázatokat a másolt információk kiemelésére: az első kiemeli az összes másolatot a kézi megerősítéshez, míg a második az egyedi cellákat másolja a kiválasztott oszlopba, lehetővé téve a különbségek ellenőrzését és szükség esetén törlését.
1. módszer: Jelölje ki a másolatot színes használatával
Ha a táblázatokban hibákat lehet azonosítani, akkor a színes kiemelések használata a helytelenül bevitt információk kiemelésére a legnyilvánvalóbb, legszembetűnőbb módja. Az információk kiemelésével könnyen felismerhetők a hibák nagyon gyorsan, mivel egyszerűen lefuttathatja az azonosítandó tartalom listáját. Ebben a lépésben a vörös kiemelést fogjuk használni a duplikált tartalom azonosításához, mivel a vörös vonzza a szemet (különösen a lapok szokásos fehér és szürke színsémájához képest), és a hibaüzenetek univerzális színe.
Kezdje az ellenőrizni kívánt Sheets fájl megnyitásával. Gondoskodni kell arról, hogy adatai jól oszlanak meg mind az oszlopok, mind a sorok alapján, hogy könnyen ellenőrizhesse a dokumentum tartalmát; nem kell megnehezítenie a saját munkáját. Most jelölje ki a rendezni kívánt oszlopot a dokumentum tetején, és válassza a Formátum lehetőséget a dokumentum felső menüjében. Válassza a „Feltételes formázás” elemet a menü opcióinak listájából, és egy alternatív menü jelenik meg a kijelző jobb oldalán. Ebben a menüben válassza ki a tartományt a megfelelő betű- és számkombinációkkal (például A1 – A76).
Miután kiválasztotta a tartalmát, váltson a legördülő menüben a „Format cellák, ha” értékre az „Egyéni képlet” elemre, és írja be vagy illessze be idézőjelek nélkül a következőt: “= countif (A: A, A1)> 1” alatta lévő mezőbe. a menü. Ezzel kitölti a tartalom képletét. Miután ezt beállította, módosítsa a formázási stílust, hogy kiemelje a tartalmát egy vörös cella háttérrel, majd kattintson a menü kész ikonjára. Táblázatában most piros színtel lesz kiemelve a másodpéldány cellák, és beolvashatja a kiválasztást minden másolathoz. Ellenőrizze, hogy a meglévő másolatok helyesek-e, majd törölje azokat, amelyek nem. Zárja be a formázási menüt, és visszaállíthatja a cellák normál színét.
2. módszer: Csak egyedi cellák másolása
Alternatív megoldásként, ha inkább automatikusan rendezi a nyers adatokat, akkor csak az egyedi cellák másolása a duplikált cellák helyett valóban hasznos lehet a gyors rendezéshez és a szűréshez. Ha biztos benne, hogy adatai helyesek, és inkább egyenesen távolítsa el a nem szükséges másolatot, akkor inkább ezt a módszert kell kipróbálnia.
Az utolsó lépéshez hasonlóan kezdje meg azzal, hogy megnyitja a Google Táblázatokban a rendezni kívánt dokumentumot. Jelölje ki a szerkeszteni kívánt oszlopot. Miután kiemelte a cellát, kattintson egy üres cellára az üres oszlop tetején, hogy megbizonyosodjon arról, hogy információi a diagram oldalára kerülnek-e. Ezt az oszlopot az alábbi rendezés és képlet eredményeinek megjelenítésére használjuk. A dokumentum tetején, a képletbeviteli mezőbe írja be vagy illessze be az alábbiakat idézetek nélkül: “= UNIQUE ()”. Ez a képlet arra szólítja fel a Sheets-t, hogy csak az egyedi cellabemeneteket másolja és jelenítse meg, és figyelmen kívül hagyjon minden olyan információt, amely más cellakat lemásol vagy másol. A fenti képlet zárójelében feltétlenül írja be a cellák koordinátáit a szokásos táblázatkezelési módszerrel (például a gépelés (A1: A75) átvizsgálja az összes információt az A oszlop 1. soráról az A oszlop 75 sorára). Miután megadta az új információkat, nyomja meg az Enter billentyűt, hogy az új adatokat a korábban kijelölt oszlopba helyezze. Miután ez befejeződött, manuálisan ellenőrizheti vagy importálhatja adatait a működő táblázatába.
3. módszer: Kiegészítő használata
Meg kell jegyeznünk, hogy számos beépülő modul elérhető a Google Táblázatok online használatához a Chrome Internetes áruházon keresztül, ideértve egy eszközt is, amely automatikusan eltávolítja a duplikált adatbejegyzéseket a dokumentumból. Az „Ismétlődések eltávolítása” egy megfelelő nevű eszköz, amelyet a fejlesztői képességek kínálnak, amely lehetővé teszi a másolatok gyors megkeresését az egész információs lapon, vagy akár két oszlop keresésével egyszerre. Az eredményeket ugyanúgy mozgathatja, törölheti és kiemelheti, ahogyan a fenti képletfeladatokkal is elvégezhető, bár ez a folyamat sokkal automatizáltabb, mint korábban láttuk, tehát ne feledje, ha jobban szeretné irányítani a folyamatot. Az eszköz két varázsló-beállítást tartalmaz, amelyek lehetővé teszik a dokumentumok másolatainak vagy egyedi tulajdonságainak megtalálását és törlését, ezáltal megkönnyítve az információk nyomon követését.
Összességében egy varázsló eszköz használata az információk megkereséséhez hosszú távon érdemes lehet azoknak a felhasználóknak, akik folyamatosan keresnek másolatokat a táblázatukban, és érthetően inkább időt töltenek valami más elvégzésével, de azok a felhasználók, akiknek csak egyszer kell ellenőrizniük, vagy néhány havonta kétszer jobb lehet, ha csak a fenti képlet eszközt használja az információk kézi azonosításához. Ennek ellenére a Duplicates eltávolítása megbízható értékelést kapott a Chrome Internetes áruházban, erős véleményekkel és aktív fejlesztőcsapattal, amely reagál a kritikákra és panaszokra. Összességében ez egy nagyszerű választás, ha racionalizáltabb módszert szeretne találni a tartalom rendezésére és a táblázatban található másolatok keresésére.
4. módszer: A Másolatok eltávolítása eszköz használata
Emlékszel, hogy a fentiekben beszélt arról, hogy a Google miként fejleszti új funkcióit a Sheets erejének növelése érdekében? Nos, mivel ezt a cikket eredetileg írták, valójában teljes funkcionalitást adtak a Duplicates eltávolítása eszközhöz. Ez egy nagyon egyszerű eszköz a használathoz, és végigvezeti rajta. Vegyünk egy tipikus táblázatot, amely tartalmazza a társasjátékok listáját … és ha alaposan elolvassa, látni fogja, hogy néhány másolatot helyeztem a listába.
Az eszköz használatához csak annyit kell tennie, hogy ki kell választania az adatterületet, ahonnan másolatot szeretnénk készíteni. Vegye figyelembe, hogy sorokat vagy oszlopokat szabadon választhatunk meg; ha belefoglaljuk az Ár oszlopot, akkor a Duplikák eltávolítása funkció mind a címet, mind az árat megvizsgálja, hogy eldöntse, létezik-e egy sor másolat vagy sem. Miután kiválasztotta az adatterületet, lépjen az Adat-> Másolatok eltávolítása menüpontba. Fogadja el az alapértelmezett értékeket a párbeszédablakokban, és voila - a deduplikáció automatikusan megtörténik.
5. módszer: Használjon PivotTable-t duplikált sorok kereséséhez
A Sheets a PivotTable teljes funkcionalitását valósítja meg, amely nagyon praktikus eszköz az adatok alaposabb megismeréséhez. A PivotTable használata nem automatikusan törli a párhuzamos sorokat; inkább azt a bontást nyújtja, amely soroknak ismétlődése van, így manuálisan megnézheti az adatait, és megnézheti, hogy mi történt, ha valami rosszul ment. A PivotTáblázat létrehozása kissé jobban bekapcsolódik, mint a többi módszer, amelyet én megmutattam neked, de érdemes tudni, hogyan kell csinálni, és átmegyek rajta.
Először válassza ki az összes tábla adatait, majd lépjen az Adat-> Pivot táblázat menübe.
Itt módosíthatja az adattartományt, ha szeretné, valamint eldöntheti, hova kell mennie a PivotTable-hez. Beteszem egy új lapra, és elfogadom azt a tartományt, amelyet már adtam neki. Amikor megnyomjuk a „Létrehozás” elemet, egy üres PivotTable megnyílik a beillesztési ponton…, de az üres PivotTable nem hoz minket jót. Meg kell mondanunk, mely információkat kell elemezni.
Válassza ki a „Hozzáadás” pontot a Sorok mellett, és hozzáadja a „Cím” sort. Ezután az Értékek alatt az „Add” és a „Title” elemet válasszuk ki, majd alapértelmezésként elfogadjuk a COUNTA funkciót. (Ha párhuzamos numerikus adatokat keresnénk, akkor COUNT-et használunk; a COUNTA a szövegmezők számlálására szolgál.)
Amint elvégezzük ezeket a beállításokat, a PivotTable automatikusan frissül, és most megnézhetjük a végeredményt.
Vegye figyelembe, hogy a COUNTA oszlopban hányszor jelennek meg az egyes címek. A címek többségéhez 1 van, de az Axis & Allies és a Castle Risk egyaránt mutatnak 2-et. Ez azt jelenti, hogy a táblázat mindegyik címének két példánya van. Mint láthatja, a PivotTable módszer valamivel inkább bekapcsolódik, de külön jelentést nyújt arról, hogy hol található a másolatok, ami nagyon hasznos lehet az adatok elemzéséhez.
***
A táblázatok gyakran meglehetősen bonyolultabbok, mint a Google Dokumentumokban vagy a Microsoft Wordben készített hasonló dokumentumok. Mivel a szervezett adatok kezelésére készültek, fontos ellenőrizni, hogy tartalma mindig pontos. Ha egy duplikátumú cellát tart a fájlokban, akkor komoly problémákat okozhat az adataival, ha nem vagy óvatos, főleg amikor a pénzügyi információkat hasznos táblázatokba rendezi. Bonyolító kérdések, ha önmagában próbálják megtalálni a hibás cellát, akkor ez szóváltás, amely szinte lehetetlen, ha a táblázat nagy. Szerencsére az azonos cellák azonosítása, eltávolítása és törlése meglepően könnyű a Google Táblázatokban, ami pozitív, ha folyamatosan foglalkozik a táblázatokkal a napi munkafolyamatban. És ha valami olyat keres, amely kissé megkönnyíti a tartalom rendezését, akkor mindig használjon olyan kiegészítőt, mint például a Másolatok eltávolítása, hogy megbizonyosodjon arról, hogy adatai rendben vannak-e rendezve és jól szervezettek. 2019-ben nincs ok a rendetlen, hibával kitöltött táblázat megőrzésére, ezért ellenőrizze, hogy adatai helyesek-e, és adatait a fent leírt módszerekkel ellenőrizték.
További információt szeretne a Google Táblázatokról?
Az egy dolog, hogy megtalálja a másolatot, de ellenőrizze a bemutatónkat a duplikációk számlálásáról a Google Táblázatokban.
A statisztikusok az abszolút érték funkciót számos célra használják, és megmutatjuk, hogyan kell használni az abszolút értéket a Google Táblázatokban.
Biztosítani szeretné a táblázatokat? Így zárhatja le a képletet a Google Táblázatokban.
Ha összehasonlítani szeretné az adatokat oszlopok között, olvassa el a teljes útmutatót az oszlopok összehasonlításáról a Google Táblázatokban.
Tudta, hogy a Naptárban tárolhatja a naptár- és az időfüzet-információkat? Csak olvassa el a dátum- és időinformációval kapcsolatos Google-táblázatok bemutatóját.
