A Google Docs forradalmian új módja a fájlok és dokumentumok kezelésének a modern korban. Ez lehetővé teszi azonnali együttműködést a különböző felhasználókkal, miközben hozzáférést biztosít az információkhoz bármilyen internetkapcsolatú eszközről.
Lásd még az összes dokumentum törlése a Google Dokumentumokban című cikkünket
Ha azonban a Google Docs-ban dolgozik - különösen, ha ezeket a fájlokat minden nap kezeli -, akkor elengedhetetlen, hogy hihetetlenül szervezett legyen. Ha nem, akkor kockáztatja a fontos adatok elvesztését és pazarolja az idejét azon dolgok keresésére, amelyeket azonnal megtalálhatott.
A Google Dokumentumok szervezésében segít mappákat használni. A mappák nagyszerűek, mivel segítenek a különböző témájú ötletek egy digitális szegmensbe csoportosításában. Használhatja őket munkahely, koncepció, kategória és egyéb szerinti megszervezéshez. A Google Docs azonban önmagában nem hozhat létre mappákat. Ehelyett valójában a Google Drive-ban hozza létre őket - egy olyan rendszert, amely közvetlenül kapcsolódik más Google-szoftverekhez. Ne aggódj; a folyamat még mindig hihetetlenül egyszerű.
Ebben az útmutatóban megmutatjuk, hogyan hozhat létre mappát a Google Drive-on a Google Dokumentumok rendezéséhez.
Hogyan készítsünk mappát a Google Drive-ban
Ha mappát szeretne létrehozni a Google Drive-ban, akkor megnyílik a kívánt böngésző. Ezután keresse meg a Google Drive-ot, jelentkezzen be, és hozzáférjen minden előtte lévő fájlhoz és dokumentumhoz.
Innentől létrehozhat egy új dokumentumot a rendezéshez, vagy kiválaszthatja azokat, amelyeket már el kell helyezni.
Dokumentumon belüli szervezés
Ha egy Google Docs dokumentumban van, akkor feljebb léphet a cím melletti mappa gombra. Innentől kezdve lehetőséged van új mappának nevezni, vagy a dokumentumot hozzáadni egy meglévőhöz. Ha egy meglévőt szeretne hozzáadni, kattintson a kijelölt mappára, majd válassza a “Mozgatás ide” lehetőséget, és a dokumentum a digitális tárolótérbe kerül.
Dokumentumokon kívüli szervezés
Mint talán már tudja, a Google Drive kezeli a Google Dokumentumokat, a Google Táblázatokat és a Google Diákat. Ez lehetővé teszi mindhárom szegmens és a témaötletek egybe rendezését.
Ha a Google Drive-ban van, de semmilyen konkrét dokumentumban nincs, akkor az összes fájljának listáján szerepelni fog. Rendezésükhöz lépjen a bal felső sarokban, és válassza az „Új” gombot. A legördülő listából görgessen le a „Mappa” szegmenshez, és újabb jelenik meg. Nevezze el a mappát, és ez megjelenik a dokumentumok listájában.
A lista a mappákat magasabbra helyezi, mint a fájlokat, ezért ne feledje ezt. Ebben a menüben néhány különféle lehetőség van a szervezetre. Az adatokat a mappák tetejére húzhatja, és odahelyezi őket. Vagy kattintson a jobb gombbal egy fájlra, és válassza a „Áthelyezés” lehetőséget, és megadja a mappák listáját, amelyekbe a dokumentumot áthelyezheti.
Mindkettő hihetetlenül gyors, és mindegyik módszer pontosan azt fogja megtenni, amire szüksége van: fájlok és dokumentumok rendezése.
Mappák kezelése
Miután rendezte a fájljait, beléphet a takarítás új szintjére: a mappák rendezésére.
Másolhat és beilleszthet mappákat, áthelyezheti őket almappákba, törölheti azokat és így tovább. Egy mappa kezeléséhez egyszerűen kattintson a jobb gombbal a listára, és válassza ki a kívánt legördülő mezőből a kívánt lehetőséget.
A mappák megkönnyítik a dokumentumcsoportok megosztását más felhasználókkal. Ahelyett, hogy önállóan megosztaná az egyes fájlokat, létrehozhat egy mappát, amelybe különféle dokumentumokat halmozhat fel, és mások is kezelhetik azokat. Ennek a linknek a megosztásával a hozzáféréssel rendelkező felhasználók új dokumentumokat tölthetnek fel, hozzáférhetnek másokhoz és még sok minden más valós időben. Többé nem kell megvárnia egy dokumentum feltöltését, majd ezt követően manuálisan meg kell osztania azt, miután mindezt az időt várakoztatták - ez gyakori panasz a Google Drive gyakori együttműködőivel.
Külső képességek
A Drive mappákat más alkalmazásokban is megnyithatja, például az üzleti csevegőalkalmazásban, a Slackban vagy az Airtable kezelőalkalmazásban. A mappák különböző színűek is lehetnek, és még könnyebb hozzáférés érdekében megcímkézheti őket. Végtelen lehetőségek vannak a Google Drive-fájlok rendezésére.
Most, hogy tudta, hogyan kell rendezni a Google Drive-fájljait, ügyeljen arra, hogy időt töltsön az Ön számára legmegfelelőbb folyamat kidolgozásával. Vannak, akik mindegyikében szereti a különféle mappákat, mások inkább a nagy csoportok egy mappába sorolását tartalmazzák, almappákkal együtt. Akárhogy is, a Google Drive fantasztikus szervezeti rendszere eszközöket nyújt Önnek, amelyekkel munkája tovább haladhat, ahelyett, hogy időt töltsön különféle dokumentumok és fájlok keresésére.