Ha szervezete a Google Docs vagy a G Suite használatát használja, vagy olyan szervezetekkel dolgozik együtt, amelyek ezt teszik, akkor tudja, hogy ki nézte meg melyik dokumentumot és mikor lehet hasznos információ. Attól kezdve, hogy mindenki elolvassa a tervezetet, a szerződési feltételeket, a legfrissebb beadványt, az irányelveket és az eljárásokat, vagy más fontos dokumentumot, látva, hogy ki láthatja, ki mit csinált és mikor, nélkülözhetetlen összetevő minden olyan helyzetben, ahol az elszámoltathatóság fontos.
Lásd még az Egyéni betűkészletek telepítése a Google Dokumentumokhoz című cikket
A közelmúltig nem láthatta, ki nézte meg a Google Dokumentumot. Láthatta, ki szerkesztette, de nem csak olvasta. Ha nem menttek, nem szerkesztettek vagy nem hagytak megjegyzést, akkor fogalmam sincs, hogy egy adott személy egyáltalán elolvassa-e a dokumentum legújabb verzióját. Ezenkívül, mivel megoszthatja a Google Dokumentumokat csak írásvédett engedélyekkel, megoszthatja a dokumentumot néhány emberrel azzal a szándékkal, hogy áttekintsék a dokumentumot, de ne módosítsanak.
Most, ha egy szervezeten belül dolgozik, konfigurálhatja a dolgokat, így láthatja, hogy ki nézte meg a Google Dokumentumot. Még mindig nem látja, ki megnézte a Google Doc-ot, ha a Google Doc-ot használja a Google Apps ingyenes verziójában.
A Google a közelmúltban hozzáadta annak képességét, hogy megnézze a Google Dokumentumot, aki megtekintette az Ön Google Doc-ját, amely tartalmazza a Google Alkalmazásokat és a megbízható e-mail tárolást. A G Suite nagyon népszerű a kis- és középvállalkozások között, akik e-mail tárolást akarnak beállítani a cég domain névére.
A G Suite tevékenységfigyelő
Ha egy szervezeten belül használja a G Suite alkalmazást, és megosztotta a Google Doc-ot másokkal együttműködés céljából, vagy csak a dokumentum elolvasása érdekében, akkor az Activity Monitor segítségével megtekintheti a Google Doc-fájl „megtekintési előzményeit”.
- Nyissa meg azt a Google Dokumentumot, amelynek megtekintési előzményeit meg szeretné tekinteni
- Ezután kattintson a jobb felső sarokban lévő felfelé mutató nyíl ikonra, vagy lépjen az Eszközök legördülő menübe
- Nyissa meg az Activity Monitor alkalmazást
- Ezután kattintson a Szervezet összes néző fülre
Ez a folyamat lehetővé teszi a nézetek nyomon követését a dokumentumban, beleértve az egyes nézők utolsó nézetének dátumát és időpontját. Ha nem látja a megtekintési előzményeket a Google Dokumentumban, akkor valószínűleg azt jelenti, hogy be van jelentkezve a Google Dokumentumok ingyenes verziójába, amely minden Google Apps-fiókhoz tartozik, amelyet egy Gmail-fiókkal kap.
A nézők és a megjegyzések trendjei
Amellett, hogy megnézte, ki megnézte a Google Doc-ot, és mikor az Activity Monitor, lehetővé teszi a tendenciák megfigyelését is, amikor az emberek megtekintették vagy kommentálják a dokumentumot.
Viewers Trend - a sávdiagramot mutatja az egyedi nézők számáról, bármilyen időtartam alatt, amelyet választott 7 nap és minden idő alatt.
Comments Trend - megmutatja a megjegyzés trend sávdiagramjait, bármilyen időtartamra, 7 naptól egészen az időig.
Kapcsolja ki az Előzmények megtekintése lehetőséget
Kikapcsolhatja a funkciót akkor, ha bizalmas fájlt dolgoz fel, vagy valami másat nem nyilvános fogyasztásra használ. Noha nem növeli a magánélet védelmét, ez egy olyan beállítás, amely megkönnyíti az elméket.
- Nyissa meg a Google Dokumentumot
- Kattintson a felfelé mutató nyílra a dokumentum jobb felső sarkában, vagy lépjen az Eszközök elemre a legördülő menüből
- Nyissa meg az Activity Monitor alkalmazást
- A Dokumentumbeállítás alatt váltson a Dokumentum megtekintési előzményeinek megjelenítése lehetőségre
Nézze meg, ki változtatta meg Google Dokumentumát
A nézetek számlálása hasznos az elszámoltathatóság szempontjából és annak biztosítása érdekében, hogy az emberek, akiket elküldtek egy dokumentumnak, valóban elolvassák azt, de a verzióellenőrzés sokkal fontosabb. Különösen akkor, ha szabályozott iparban dolgozik. A verziószabályozás a Google Docs által egy ideje végzett tevékenység, amely megmutatja, ki szerkesztette egy dokumentumot, mentette el vagy osztotta meg.
Ha érdekli a verziószabályozás, vagy szeretné megbizonyosodni arról, hogy senki sem hajtott végre változtatásokat a fájl lezárása nélkül, akkor ezt megtudhatja.
- Nyisson meg egy követni kívánt Google-dokumentumot
- Válassza a Fájl- és verzióelőzmények lehetőséget
- Válassza a Verzióelőzmények megtekintése elemet
A képernyő jobb oldalán egy csúszóablaknak kell megjelennie, amelyen megjelennek a kérdéses dokumentum minden mentése és szerkesztése. Attól függően, hogy hogyan állította be a G Suite-t vagy a Google Docs-ot, ezeket az adatokat akkor is megtekintheti, ha a dokumentum tetején található „Utolsó szerkesztés volt…” linkre kattintva. Pontosan ugyanarra a helyre visz.
A diaablakban a szerkesztés megkezdése előtt lehetősége van megtekinteni a dokumentum korábbi verzióját is. Ez elengedhetetlen a verzióellenőrzéshez, mivel van ellenőrzési nyomvonala a változásokról, mikor és kinek. Az is hasznos, ha végrehajtott néhány változtatást, aludt rajta, meggondolta magát, és vissza akarta gördíteni őket.
Nézze meg, ki osztotta meg a Google Doc-ot
Azt is megnézheti, hogy ki és mikor osztotta meg Google-dokumentumait Láthatja a megosztási beállításokat is, így jobban ellenőrizheti a dokumentumhoz való hozzáférést.
- Nyissa meg a Google Drive-ot, és válassza a jobb felső sarokban a kerek „i” ikont
- Válassza a Tevékenység lehetőséget a jobb oldalon megjelenő csúszka közül
Látnia kell, hogy a dokumentum meg van-e osztva, vagy meg van-e osztva, ki utoljára szerkesztette a dokumentumot, és mikor végezték el az utóbbi műveletet. Rövid, de elmondja, mit kell tudnod.
A megosztás kiválasztásával a dokumentumon belül is ellenőrizheti. Az egyének neve megjelenik a felbukkanó ablakban. Ha több ember van, válassza ki a nevet, és megjelenik az összes név listája.
Így láthatjuk, ki megnézte a Google Dokumentumot, megváltoztatta, megosztotta vagy bármilyen módon együttműködött vele. Csak a szervezetekre regisztrált G Suite és a Google Docs esetében működik, nem pedig magánszemélyeknél, de működik!
