Ha a G Suite alkalmazást használja - a Google fizetett alkalmazáskészlete, amely tartalmazza a szervezetek számára a Gmailt, a Dokumentumokat, a Drive-ot és a Naptárat - akkor alkalmazhat egy kevésbé ismert funkciót, amely lehetővé teszi a megosztott Google Drive-fájlok lejáratának dátumának beállítását. A meghosszabbított fájl megosztásának képessége akkor hasznos, ha ideiglenesen megosztjuk az adatokat más csapatokkal vagy külső vállalkozókkal anélkül, hogy határozatlan időre szólnánk nekik. Kiválóan használható az együttműködési projektek tervezetének megosztására is, így biztosítva, hogy a csapat tagjai véletlenül nem férjenek hozzá az adatok elavult példányához.
A fájlokat természetesen bármikor manuálisan is meg lehet osztani, de ezt minden egyes megosztott fájl esetében meg kell emlékezni. Ha sok fájlt oszt meg sok különböző emberrel, akkor ez gyorsan megvalósíthatatlanná válik, és ekkor hasznos lesz az automatikus lejárat dátumok beállítása , amikor a fájlokat eredetileg megosztja . Tehát a következőképpen állíthatja be a lejárat dátumait a megosztott Google Drive-fájlokban.
A megosztott Google Drive-fájlok lejárati idejének korlátozásai
Először tisztázzuk, hogy az automatikus lejárati dátum funkció jelenleg csak a fizetett G Suite szolgáltatás felhasználói számára érhető el. Ez nem érhető el ingyenes Google-fiókok felhasználóinak vagy azoknak, akik továbbra is a G Suite régebbi ingyenes kiadásában vannak.
Vegye figyelembe azt is, hogy a fenti korlátozás csak a megosztott Google Drive lejárati dátumának beállítására vonatkozik. Azoknak a felhasználóknak, akiknek a lejáratkor egy fájlt osztanak meg, nem kell fizetett G Suite-fiókkal rendelkezniük, vagy nem tartozniuk a G Suite szervezetéhez (bár meg kell győződnie arról, hogy a megosztott fájlokhoz megfelelő engedélyek vannak-e, tovább tárgyaljuk).
Lejárat dátumának beállítása a megosztott Google Drive-fájlhoz
Az induláshoz jelentkezzen be Google Drive-ba, ügyelve a helyes G Suite-fiókra.
Alternatív megoldásként, ha már megnyitja a fájlt, akkor kattintson a jobb felső sarokban található Megosztás gombra.
Miután a fájlt megosztotta a megfelelő felhasználókkal, kattintson a fenti megosztott szöveggel vagy a jobb alsó sarokban található Speciális gombra. A megjelenő felhasználói listában vigye a kurzort az egyik felhasználó fölé, és megjelenik egy stopper / óra ikon.
Kattintson erre az ikonra, majd válassza a kívánt lejárati időszakot az Access melletti legördülő menüből :
Ha kész, akkor feltétlenül kattintson a kék módosítások mentése gombra, hogy engedélyezze az automatikus lejárat dátumát. Az említett dátum elérése után a felhasználónak nem lesz többé hozzáférése a fájlhoz. Annak megakadályozása érdekében, hogy letöltsék őket, és megkerüljék a lejárati beállításokat, győződjön meg arról, hogy engedélyüket a Nézet vagy a Megjegyzés beállításra állítják, majd jelölje be a megosztási ablak alján található négyzetet, amelyben letiltja a letöltési, nyomtatási és másolási lehetőségeket a kommentárok és a nézők számára. .
A megosztás lejáratát módosíthatja vagy törölheti, ha visszatér erre a menüre, újra rákattint az óra ikonra, majd a Lejárat visszavonása elemre.
Van G Suite, de nem látom az Óra ikont
Ha a fiókjában ezeket a lépéseket hajtotta végre, de nem látja a fent leírt óra / stopper ikont, akkor valószínű, hogy nincs kompatibilis G Suite-fiókja. Mint korábban már említettük, a Google sajnos a megosztott fájlok lejáratának dátumait a jelenlegi G Suite szolgáltatás felhasználói számára korlátozza.
Sajnos a Google sajnos nem volt egyértelmű a szolgáltatás változásában az évek során, ezért még ha van G Suite-fiókja is, valószínűleg a Google „örökölt” G Suite szolgáltatása alatt jött létre, és nem kompatibilis ezzel. funkció. Zavaró, nem?
De ne feledje, hogy csak a modern G Suite fiókra van szüksége a megosztott fájlok lejárati dátumának létrehozásához . Mindaddig, amíg rendelkezik ezzel a kompatibilis fiókkal, megoszthatja és beállíthatja a lejárati dátumokat bármilyen típusú Google-fiókhoz, mind a szervezeten belül, mind azon kívül.
