Gyakran találja magának, hogy egy e-mailt egymás után többször kell gépelnie, hogy külön-külön el tudja küldeni több névjegynek? Ha igen, akkor az automatikus válaszadó nagyszerű megoldás lehet. Ez lehetővé teszi az automatikus válasz beállítását, amelyet válaszként küldünk minden bejövő e-mailre.
Sok olyan helyzetben van, ahol ez hasznos lehet. Ha irodán kívül van, akár ebédszünetre, akár vakációra, ez nagyszerű módszer a levelekre való válaszadásra anélkül, hogy ténylegesen tennie kellene valamit.
Hogyan működik?
Az OS X Mail eltérő e-mail szabályokat és kritériumokat használ az automatikus válaszok generálására. Ha az összes paramétert megfelelően beállítja, akkor nagyon rugalmas módon reagálhat a bejövő levelekre, ha távol van az eszközöktől.
Különféle kritériumokat állíthat be, amelyeket teljesíteni kell az üzenet elküldéséhez. Választhat úgy, hogy válaszol az összes levélre, vagy csak a megadott címre. Ezenkívül különböző üzeneteket is létrehozhat a feladók különböző kategóriái számára, hogy mindenki megfelelő választ kapjon.
Az automatikus válaszadó beállítása
Szerencsére ennek a szolgáltatásnak a beállítása nem nehéz feladat. Persze, ez eleinte bonyolultnak tűnhet, de biztos lehet benne, hogy megteheti ezt még akkor is, ha nem műszaki hozzáértésű ember. A következő lépéseket kell követnie:
- Nyissa meg a Levelező alkalmazást, majd lépjen a 'Levelezés' menübe és válassza a 'Beállítások' menüpontot.
- Miután megjelenik a „Szabályok” fül, kattintson a „Szabály hozzáadása” elemre.
- A 'Leírás' részbe írja be az automatikus válaszadó nevét oly módon, hogy az könnyen megkülönböztethető legyen a többitől. Írhat be például a „Nyaralás automatikus válasz” elemet.
- Válassza ki a teljesítendő kritériumokat. Kiválaszthatja, hogy teljesüljön-e az összes kritérium, vagy csak egy vagy több a beállított közül.
A beállított kritériumok meghatározzák az automatikus válasz címzetteit. Például kiválaszthatja az „Minden üzenet” lehetőséget, ha az összes bejövő e-mailre ugyanazzal az üzenettel válaszol. Megadhat egy konkrét címet azáltal, hogy beírja azt az e-mail címet, amelyre válaszolni szeretne.
Ezen felül kiválaszthatja névjegyeit, korábbi feladóit vagy VIP-jét az automatikus válasz címzettjeként.
- A „Végezze el a következő műveletet” beállítás alatt válassza a „Válasz az üzenetre” lehetőséget, majd kattintson a „Válasz üzenet szövege” elemre.
- Az üzenet gépelésekor feltétlenül tartalmazza az összes szükséges információt. Nyaralás esetén tudassa az emberekkel, mikor hívást várhatnak el tőled. Ha nem határoz meg egy meghatározott kategóriát a címzetteknek, ügyeljen arra, hogy ne tárja fel túl sok személyes információt.
- Ha elégedett az üzenettel, kattintson az „OK” gombra. Ha az alkalmazás azt kérdezi tőle: "Szeretné alkalmazni a szabályokat a kiválasztott postafiókokban szereplő üzenetekre?" válassza a „Nem jelentkezzen” lehetőséget, mivel ez megakadályozza, hogy esetleg több száz e-mail választ küldjön a meglévő beszélgetéseire.
Miután elkészült, e-mailt küldhet magának, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az automatikus válaszadó működik-e. Ha szeretne, összetettebb szabályokat hozhat létre, megadott dátumokkal, a kiválasztott domainekről származó levelekkel és egyebekkel.
Az automatikus válaszadó letiltása
Ha már nincs szüksége az automatikus válaszadóra, néhány kattintással letilthatja azt. Itt van, mit kell tennie:
- A Levelezés alkalmazásban ugorjon a 'Levelek' elemre, majd kattintson a 'Beállítások' gombra.
- Lépjen a "Szabályok" elemre, és törölje a jelölést a létrehozott automatikus válaszadó melletti négyzetből.
Ha ezt nem teszi meg, akkor az automatikus válaszadó aktív marad, amíg ez be van kapcsolva, és a Mail alkalmazás nyitva van. Ez zavart okozhat, ezért kapcsolja ki ezt a funkciót, mihelyt biztos abban, hogy nincs rá szüksége.
A végső szó
Az automatikus válaszadó egy nagyszerű szolgáltatás, amely megkönnyíti a bejövő levelek kezelését. Ha követi a fent leírt lépéseket, akkor nem lehet problémája, hogy engedélyezze a Mac számítógépen. Ha ezt megteszi, élvezheti, hogy távol van e-mailjeitől, és hagyhatja, hogy az alkalmazás elvégzi a munkát.
Annak ellenére, hogy ezt a munkát legszélesebb körben használják, ez a szolgáltatás nagyon hasznos lehet a személyes levelekhez is. Az automatikus válaszadó mellett számos más hasznos szabály és kritérium is alkalmazható. Dönthet úgy, hogy automatikusan törli a leveleket, bizonyos műveleteket hajt végre meghatározott dátumokon, automatikusan továbbítja bizonyos üzeneteket és még sok minden mást.
Nyugodtan nézze át az összes elérhető szabályt, hogy megtalálja azokat, amelyek lehetővé teszik az e-mailek automatizálását az Ön igényeinek leginkább megfelelő módon.
