Nem csak utálja, amikor pár napot akar eltölteni, és rengeteg e-mailt és telefonhívást kap ügyfeleitől vagy munkatársaitól? Persze, tudathatja néhányuknak, hogy távol van, de mi van, ha nem ellenőrzik a beérkező levelek mappáját?
Lásd még az E-mail automatikus továbbküldése az Outlookban című cikket
Még munka közben sem kommunikálhat mindenkivel, nem szabad beszélve a szabadidőről. Előfordulhat azonban, hogy még nyaralása közben is kap a munkával kapcsolatos e-mailek. Szerencsére van egy módja annak, hogy tudatjuk mindenkivel, hogy nem érhető el egy adott időkereten belül.
Automatikus válaszadó beállítása
Ha Microsoft Outlook-ot használ, létezik egy nagyon egyszerű módszer, amellyel az embereket hátráltathatja. Automatikus válaszadónak hívják. Ez lényegében az, hogy előre beprogramozott választ küld ki mindenkinek, aki szabadidőben kapcsolatba lép Önnel.
Ez pár perc, óra, vagy akár napok vagy hónapok elteltével állítható be. Az automatikus válasz elküldésével biztosítható, hogy minden nap tucatnyi munkával kapcsolatos e-mailes értesítést ne kapjon, függetlenül attól, hogy minőségi időt tölt a családjával, vagy akár egy napsütötte tengerparton van.
Így állíthatja be az automatikus válaszadót az Outlook alkalmazásban, és kikapcsolhatja, amikor már nem szükséges.
Automatikus válaszok beállítása
- Kattintson az Automatikus válaszok küldése gombra.
- Jelölje be a Csak küldés ebben az időszakban lehetőséget a jelölőnégyzetben.
- Adja meg a kezdő és záró dátumot, hogy az automatikus válasz megadja a szükséges paramétereket. Használja a Start time és a End time mezőket.
Valószínűleg észrevette, hogy két lap van:
- Az én szervezetemben
- A szervezeten kívül
A Saját szervezeten belüli mezőre kattintva minden automatikus választ el kell küldeni e-mail címekre, amelyeket regisztrált a dolgozó szervezetnél (pl. Az egyetemen vagy a társaságon). Csak annyit kell tennie, hogy beírja az üzenetet, és az OK gombra kattintva mentheti azt.
A Szervezeten kívüli lehetőség a külső e-mail címekre szolgál. A következőképpen állíthatja be az automatikus választ:
- Először válassza a Saját szervezetem fület.
- Jelölje be az Automatikus válasz lehetőséget a szervezeten kívüli személyek számára. Ez beállítható úgy, hogy e-maileket csak személyes kapcsolatoknak vagy a szervezeten kívüli személyeknek küldjön.
- Írja be az üzenetet a szövegmezőbe, és szerkessze azt bármikor.
- Állítsa be a kezdési és befejezési időt, ugyanúgy, mint a házon belüli válaszok esetén.
- Az üzenet mentéséhez kattintson az OK gombra.
Mi a helyzet a deaktivációs folyamattal?
A hivatalon kívüli válaszok kikapcsolásához egy egyszerű eljárást kell követnie. Először kattintson a Fájl fülre, majd az Információ fülre, majd az Automatikus válaszok gombra.
Két választási lehetőséget kapsz:
- Ne küldjön automatikus válaszokat
- Küldjön automatikus válaszokat
Válassza ki az első lehetőséget, és az automatikus válasz funkció kikapcsol. Ezt meg kell tennie a házon belüli és a külső válaszok egyaránt.
A végső szó
Vegye figyelembe, hogy ha folytatni akarja az automatikus válaszok küldését az embereknek, új dátumot és időt kell beállítania. Ha a szolgáltatás ki van kapcsolva, akkor lépjen át a deaktiválási lépésekről, és inkább válassza az Automatikus válaszok küldése lehetőséget. Ez lehetővé teszi az időtartomány mezők újbóli szerkesztését, valamint a kimenő üzenet beállítását.
