Az e-mail feltétlenül nélkülözhetetlen a 21. században végzett munka számára, a csapat tagjai közötti kommunikációtól kezdve a következő néhány hónapos projektek megtervezéséig. A probléma természetesen az, hogy az okostelefonok és a táblagépek korszakában látszólag lehetetlen bármilyen időtartamra leválasztani a munkát. Az okostelefonon történő e-mail alapvetően a legtöbb társaság követelménye, de ez azt jelenti, hogy a munkáltató alapvetően bármikor felveheti Önnel a kapcsolatot. Mindenki megérdemli a kikapcsolódást a munkától és az időtől az e-mailektől, a hívásoktól és az összes kommunikációs közegig, amelyeket nehezen hagyhatunk hátra. Akár vakáción van, akár csak jó időt akar eltölteni a családdal vagy a barátokkal, az Outlooknak az irodán kívüli üzenetbe állítása az első lépés a munka egy ideig történő elmaradásához. Itt van, hogyan kell csinálni.
Lásd még a Dropbox Vs Google Drive cikkünket - melyik a jobb?
Miért zavarja az irodán kívüli üzenet?
Lehetséges, hogy az irodán kívüli üzenet felállítása nem teszi boldoggá a főnökét, de legalább lehetővé teszi a munkaközösség mindenki számára és a kívülállók számára, hogy kommunikáció céljából megpróbálják Önnel elérni. Miért fontos az irodán kívüli üzenet felállítása? Nos, valójában néhány oka van:
Jó módon hagyja, hogy egy kollégák, vezetők és ügyfelek egy adott időn belül kapcsolatba kerüljenek. Ez különösen igaz, ha néhány napnál hosszabb ideig van nyaralva.
Ez profi . Ha valakinek segítségre van szüksége valamiben, vagy ha valamely ügyfél kérdéssel rendelkezik, akkor segítséget nyújt nekik, ha tudatja velük, hogy nem tartózkodik egy adott ideig. Tudják, hogy meg kell várniuk, amíg visszatér, vagy megkereshetnek mást. Mindkettő segíti az üzletet és te is.
Azt mondja az embereknek, hogy ne tévesszenek meg téged . Ha nem hivatali üzenetet állít be, akkor az emberek tudják, hogy vakáción van, személyes időt vesz igénybe, vagy bármi mást. Ezután kevésbé valószínű, hogy felhívnak vagy SMS-t küldnek.
Ez kevesebb dolgot jelent a főnökének, amellyel panaszkodni lehet . Ha egy igényes főnöknél dolgozik, és vissza akar lépni, ellenállást fog kapni. Ha azonban játékot játszik és profi módon cselekszik, fegyelem szempontjából nagyon keveset tudnak csinálni.
Ha van egy dolog, ami a munka szempontjából fontos, ügyel arra, hogy mindig a legszembetűnőbb értelemben képviselje magát mint profi.
Állítson be egy Outlook-t az üzenetből
Az irodán kívüli válaszüzenet beállítása kissé különbözik attól függően, hogy az Outlook 2016 vagy korábbi verziót használja, vagy az Outlookot az Office 365-en belül - fedezem mindkettőt.
Outlook 2016 és korábbi
Nagyon sok lépés van a folyamatban, de ezt meglehetősen egyszerű megtenni.
- Hozzon létre új e-mailt, és írja be az irodán kívüli válaszát. Helyezzen be kívülről a tárgyba, de hagyja üresen a rendeltetési helyet.
- Válassza a Fájl és a Mentés másként lehetőséget.
- Mentés Outlook sablonként, ahol a Mentés típusként kifejezés szerepel.
- Válassza a Szabályok és riasztások kezelése lehetőséget, és válassza ki azt a fiókot, amelyre alkalmazni kívánja az üzenetet.
- Válassza az Új szabály lehetőséget.
- Válassza a Szabály alkalmazása szabályt a fogadott üzenetekre elemre, és nyomja meg a Tovább gombot.
- Válassza ki a Saját neve mezőbe a Címzett mezőt, nyomja meg a Tovább gombot, majd erősítse meg a felbukkanást.
- Válasszon választ a megadott sablon használatával, majd kattintson az alsó ablaktáblán található szöveges linkre.
- Válassza ki a korábban készített sablont, majd válassza a Megnyitás lehetőséget. Kattintson a Tovább gombra.
- Válassza ezt, kivéve, ha ez automatikus válasz, hogy elkerülje az automatikus válaszok küldését az automatikus válaszokra. Kattintson a Tovább gombra.
- Adjon értelmes nevet a szabálynak, és ellenőrizze, hogy be van-e jelölve a szabály bekapcsolása.
- Válassza a Befejezés, majd az OK lehetőséget.
Ez létrehozza az irodán kívüli automatikus választ, és aktívvá teszi. Noha ez a folyamat meghatározza az aktív fiókot, akkor az összes e-mail fiókhoz aktív is lehet. Amikor bekapcsolja a szabályt a 11. lépésben, akkor lehetősége van arra, hogy kiválassza a szabályt, amely minden fiókban aktív. Engedélyezze ezt, ha szükséges, és mentse.
Kapcsolja ki az Outlook alkalmazástól eltérő üzenetet
Ha visszatér vakációra, vagy bármi, amit tett, ne feledje, hogy kapcsolja ki az automatikus válaszadást.
- Válassza a Fájl lehetőséget az Outlook alkalmazásban.
- Válassza a Szabályok és riasztások kezelése, majd az E-mail szabályok lehetőséget.
- Jelölje ki a fiókot, és törölje a jelölést az automatikus válaszszabály melletti négyzetből.
- Kattintson az OK gombra a módosítások mentéséhez.
Most már hivatalosan visszatért a darálóba!
Állítsa be az Office 365 alkalmazáson kívüli üzenetet
Az Office 365-fiókok az Exchange-t használják, ahol az Outlook-fiókok a POP-ot, az IMAP-t vagy az Exchange-t használják. A folyamat nagyjából ugyanaz, de annyira eltérő, hogy indokolja a saját áttekintését.
- Az Outlookon válassza a Fájl és az Automatikus válaszok elemet.
- Válassza az Automatikus válaszok küldése lehetőséget.
- Állítsa be az időkeretet, ha úgy tetszik. Ez olyan feledékeny típusok számára hasznos, mint én, akik visszatéréskor aktívvá teszik az automatikus válaszadást.
- Győződjön meg arról, hogy az A szervezeten belül lap aktív, és adja hozzá az üzenetet.
- Válassza a Szervezeten kívüli lehetőséget, és adjon hozzá egy releváns üzenetet is. Attól függően, hogy kik küldenek e-mailt külföldről, akkor csak a Saját névjegyeket kell ellenőriznie, különben az e-mailek mindenkinek elküldésre kerülnek, ideértve a hírleveleket, az értesítéseket és még a levélszemét is.
- A teljes aktiváláshoz válassza az OK lehetőséget.
A folyamat valamivel rövidebb, mint az Outlook 2016-ban, de a végeredmény ugyanaz. Az ütemterv beállítási képessége rendben van, és mint az Outlook 2016 felhasználó, remélem, hogy ez a szolgáltatás hamarosan eljut a hivatalos verzióhoz.
Kapcsolja ki az Office 365 alkalmazáson kívüli üzenetet
Ha nem akarja használni az időzítőt, visszajön korán, vagy törölnie kell az irodán kívüli üzenetet, megteheti.
- Nyissa meg az Outlook alkalmazást, és válassza a Fájl lehetőséget.
- Válassza az Automatikus válaszok elemet, és jelölje ki a házon kívüli szabályt.
- Válassza a Ne küldjön automatikus válaszokat lehetőséget.
Ez leállítja az Exchange azonnali üzenetküldését, ezért győződjön meg arról, hogy készen áll a válaszadásra, ha letiltja azt.
Most már tudja, hogyan állíthatja be az Outlook-ot az irodai üzenetből. Nincs mentség arra, hogy ne vegyen több időt a munkából. Sok sikert azzal!
