Használható-e a Gmail ingyenes megoldásként vállalati ügyfélszolgálati igényeire?
Hagyományos ügyfélszolgálati megoldások
Néhány megoldás lehet a Kayako eSupport vagy az IssueTrak, olyan ingyenes megoldásokhoz, mint a Help Desk Lite. Az Open Source Helpdesk List elnevezésű webhely felsorolja (ahogy Ön már kitalálta) a nyílt forráskódú help desk megoldásokat.
Az ilyen típusú megoldások általában lehetővé teszik az e-mailek egy adott e-mail címre történő továbbítását egyenesen a jegyrendszerbe. Tehát egy ügyfél e-mailt küld, megérkezik egy e-mail fiókba, aztán bevezetik a jegykezelő rendszerbe, hozzárendelik egy jegyszámot, és sorban áll, hogy a cég alkalmazottai kezelhessék.
Ha ez egy nyilvános e-mail cím, ez spamproblémákat jelent. És lehet, hogy a szerveroldali megoldások nem kezelik nagyon jól a bejövő spamot.
OK, de a Gmail?
A Gmail valóban ingyenes webes e-mail rendszer. De van néhány dolog, amire szükség van:
- Ingyen van.
- Hihetetlen spam észleléssel és szűréssel büszkélkedhet
- Nagyszerű lehetőségeket kínál a bejövő üzenetek szervezésére és címkézésére.
- A beszélgetési szálak automatikusan csoportosulnak, így minden kérést könnyedén követni lehet a felbontásig.
Szóval, hogyan használnánk erre a Gmailt?
Az első dolog, amit meg kell tennie, értékelje a help desk szoftver igényeit. Van több osztálya? Mindenképpen hozzá kell rendelnie a jegyszámokat? Szüksége van egy tudásbázisra?
Ha szüksége van jegyjegyekre? A Gmail nem tud segíteni benne. Hasonlóképpen, a Gmailnek nincs beágyazott módja a korábbi vizsgálatok ismeretbázisának létrehozására. De ez nem jelenti azt, hogy külön nem hozhat létre saját GYIK-t vagy tudásbázist.
Tegyük fel, hogy használni szeretné a Gmailt. Hozzon létre egy Gmail-fiókot, és próbáljon olyan fiókot használni, amely a lehető legmeghatározóbb. Érdemes lehet akár több Gmail-fiókot létrehozni, hogy a vállalat minden részlege saját legyen. Ez a választás ismét az Ön igényeitől függ. Ha a vállalat kicsi, akkor talán van egy olyan személy, aki a bejövő üzeneteket elosztja a megfelelő osztályra (olyan, mint egy titkár). Vagy talán kicsi az ember a csoportjában, tehát srácok csak megállapodhatnak abban, hogyan rendezzék meg az üzeneteket a fiókban. Ha azonban sok kéréssel fog rendelkezni, akkor érdemes lehet több Gmail-fiókot beállítani.
A nyaralásról szóló értesítést szeretne beállítani a Gmailben. Ugyanakkor nem használja fel nyaralási értesítésként. Ezt fogja használni a beérkező jegy automatikus visszaigazolására. Annak módja, hogy elmondhassuk az ügyfeleknek, hogy igen, az üzenet megérkezett. Ennek beállításához lépjen a Beállítások menübe. Válassza ki a választógombot a nyaralás válaszadójának bekapcsolásához, majd írja be az elküldeni kívánt üzenetet.
Érdemes beállítania egy e-mail fiókot a saját domainjén annak érdekében, hogy nyilvános e-mail címként működjön. Valószínűleg nem akarja, hogy ügyfelei e-mailt küldjenek Önnek a GMAIL.COM címen, mert ez elmondhatja a neprofesionalitás fogalmát. Tehát állítson be saját e-mail fiókot, és használja a Gmailt e-mail kliensként, hogy egyszerűen megragadja az e-maileket a szerveréről. Ehhez lépjen a Beállítások -> Fiókok menübe. Az „E-mail küldése más fiókokról” alatt válassza az „Új e-mail fiók hozzáadása” lehetőséget. Kap egy felugró ablakot, ahol megadhatja azt az e-mail címet, amelyet a Gmail ellenőrizni szeretne. Ezután be kell írnia a felhasználónevet, a jelszót és a szerver címet az adott e-mail fiókhoz tartozó POP3 kapcsolathoz. Azt javasolom, hogy úgy dönt, hogy a Gmail távolítsa el az üzenetet a szerverről, miután letöltötte a Gmailbe.
Ezután, valamint a Beállítások -> Fiókok lapon azt szeretné, hogy ezt az e-mail címet a kimenő e-mailré tegye. Ha nem, akkor a Gmailből elküldött összes e-mail visszatérési címe a Gmail.com lesz. Tehát írja be a vállalati e-mailt a Gmailbe, a „Levél küldése másként” szakaszban. A Gmail megerősítő kódot küld erre az e-mail címre. Töltse le ezt a kódot a kapott e-mailből, csatlakoztassa a Gmail-hez, és ettől kezdve küldhet e-maileket a Gmailből az adott fiók segítségével. Állítsa be ezt az új címet alapértelmezett kimenő e-mail fiókként.
Ha ez megtörtént, senki sem tudja megmondani, hogy Ön a Gmailt használja, hacsak nem mélyül be az e-mail fejlécébe.
Ezután beállítania kell néhány címkét, amelyet az üzenetek rendezéséhez használ. Talán az egyes osztályok címkéi. Lehet, hogy felcímkézi, hogy az üzenet kezelték-e, továbbították-e, vagy továbbra is várja a választ. A létrehozott címkék rajtad állnak, de előre megtervezik, mert a címkék fogják a Gmailt a bejövő üzenetek szervezett platformjává változtatni, nem pedig hatalmas nyomozásként.
Használhatja a Gmail szűrőit is az üzenetek további szervezéséhez.
Hogyan kell az ügyfeleknek kérelmeket benyújtaniuk?
A két fő lehetőség egy webalapú űrlap használata vagy az e-mail cím közvetlen közzététele a webhelyen. Nyilvánvaló, hogy ha közvetlenül közzéteszi a címet, akkor azt valószínűleg a pókok veszik fel és spamlistákba helyezik. A Gmail spamszűrése azonban kiváló, és valószínűtlen, hogy sok spam jut be a postaládájába.
Űrlap használata esetén ügyeljen arra, hogy az e-mail tárgy sorát ne kódolja az e-mailbe. A Gmail menetvágó képessége az egyik hatalmas dolog, amely megfelelő tisztaságú ügyfélszolgálati megoldássá teszi, és az azonos tárgysorok tévesen mindent egy szálba csoportosítanak. Tehát, bármit is csinál, ellenőrizze, hogy az ügyfél létrehozhatja-e saját tárgysorát, amikor kérést küld.
Nézzük a Gmailen túl
A Gmail remekül működik, de a Google más megoldásai révén a Google nagyszerű platformot kínál az üzleti kommunikációs igényeinek. Például egy Gmail-fiók létrehozása hozzáférést biztosít a Google Naptárhoz (amely vállalati naptárként és feladat-emlékeztetőként is használható). A Google Dokumentumok segítségével dokumentumokat tárolhat arról, hogyan kell kezelni az ügyfelektől érkező bizonyos kéréseket. A Google Chat segítségével beszélgethet az alkalmazottak között. A Google Webhelyeket vállalati intranetként is felhasználhatja, és a vállalati eljárásokat és egyéb dokumentumokat közvetlenül az interneten tárolhatja. A Google Csoportok a teljes vállalat számára privát e-mail listaként használhatók.
Tehát, láthatja, hogy a Google ingyenes szolgáltatásai nagyszerű megoldásokat kínálhatnak egy kisvállalkozás számára. Csak egy kicsit gondolkodnia kell a dobozon kívül. ????
